¿Qué documentos básicos se requieren para llevar a cabo el sistema de calificaciones?

Son la hoja de vida y la hoja de calificaciones, que constituyen los elementos básicos del proceso calificatorio. Además, como un instrumento auxiliar básico del sistema existirán informes de desempeño del funcionario, el que considerará una hoja de observaciones del funcionario.

¿Qué es la hoja de vida?

Es el documento en que se anotarán todas las actuaciones del empleado que impliquen una conducta o desempeño funcionario destacado o reprochable, producidas durante el respectivo período de calificaciones. La hoja de vida será llevada para cada funcionario en original y debidamente foliada, por la oficina encargada del personal de la institución, o por la que haga sus veces, del nivel central o regional, o del establecimiento hospitalario, según corresponda. La hoja de vida deberá mantenerse actualizada y a disposición del funcionario cada vez que lo requiera.

¿Qué es la hoja de calificaciones?

Es el documento en el cual la Junta Calificadora o el Jefe directo, resume y valora anualmente el desempeño de cada funcionario en relación a los factores de calificación.

3.     ¿Quién es el encargado de calificar?

Son las Juntas Calificadoras quienes resolverán la calificación que corresponda a cada profesional, a propuesta de su Jefe directo. Por Jefe directo se entiende aquel que sea el inmediato superior jerárquico del calificado.

4.     ¿Existen funcionarios que no deban ser calificados?

Sí. Se exceptuarán de la calificación aquellos profesionales ingresados dentro de los últimos tres meses del período calificatorio y los que tengan menos de seis meses de trabajo efectivo en el año. Por su parte, el Jefe Superior del Servicio, su subrogante legal, los miembros titulares de la Junta Calificadora (con exclusión del Secretario) y los miembros suplentes, cuando la hayan integrado, no serán calificados y mantendrán sus calificaciones anteriores.

5.     ¿Cuál es el período que se evalúa en un proceso calificatorio?

Es el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.

6.     ¿Cuáles son las etapas del proceso calificatorio?

El proceso de calificación comprende tres etapas:

1)    La precalificación

2)    La calificación

3)    La apelación

Sin perjuicio de lo anterior, se debe agregar que existe una última instancia que corresponde al ejercicio del recurso de reclamación contemplado en el artículo 73 del Decreto N° 110 de 1963, que se interpone ante la Contraloría General de la República.

7.     ¿Quiénes ejercen las tareas de precalificador?

La ejercen aquellos funcionarios que tengan profesionales funcionarios dependientes, quienes deberán llevar un informe de calificación por cada uno de ellos, en los que, cuando corresponda, dejarán constancia de las circunstancias de mérito de demérito, según corresponda a su desempeño. Las actuaciones normales no se anotarán.

8.     ¿Qué son las notas de mérito y demérito?

Las notas de mérito son aquellas circunstancias manifestadas en acciones concretas y debidamente identificadas que destacan nítidamente al calificado entre sus compañeros de trabajo.

Por su parte, son notas de demérito aquellas circunstancias manifestadas en acciones o hechos negativos en que haya incurrido el personal y que contradigan las normas disciplinarias y éticas, o afecten al patrimonio o funcionamiento de la Institución.

Cada anotación de mérito o demérito deberá referirse normalmente a un factor de calificación y, excepcionalmente, podrá comprender hasta dos factores.